一位行业观察人士表示，随着2016年的到来，企业的新年决心应该是重新评估它们利用云架构和更智能的系统来存档数据的方法。

蓝山研究公司(Blue Hill Research)的分析师詹姆斯·海特(James Haight)在最近的一次网络研讨会上表示，从历史上看，归档信息就是不加区分地将数据存储在“哑”存储器中。

他说:“类似的情况可能是，你在一个文件柜里随意地塞进一大堆文件。”“你知道，当有一天你需要它的时候，你可以雇佣足够多的实习生，给他们足够的咖啡去寻找你真正需要的东西。但肯定有更好的办法。”

海特说，现代数据环境正在推动企业改变他们的做法;随着远程员工的激增，每个用户拥有多个设备，更多的应用程序数据被放置在云中。

“这些趋势已经过时了，”他说，但是在采用新的存档方法和技术时，必须考虑到许多新的风险和考虑因素。

蓝山研究公司(Blue Hill Research)的首席分析师大卫•霍利汉(David Houlihan)表示，由于现有流程效率低下且繁琐，企业正在寻找新的数据存档方式。此外，没有安全、集中和有效的移动工作环境。许多组织一直依赖于临时的、多保管人的管理方法，并且缺乏对数据的可见性来支持遵从性和治理活动。

现代归档有四个关键功能领域:云和远程用户连续性、元数据索引和搜索、自动数据遵从性感知和数据策略管理。海特表示，在归档领域进行创新的供应商拥有所有这四种功能，而第二种功能尤其重要，因为它使企业不再盲目地存储文件。

“你增加了一个智力水平，”他说。“你可以了解你实际上把什么放到了你的档案里，并在此基础上进行分析。”

霍利汉说，所有员工都需要更容易地将数据存入存档，并在多个设备上获得数据，而不需要浪费任何时间来重新创建信息或搜索信息。

海特说，云计算和许多不同的应用程序推动了数据存档的发展，无论对消费者还是企业都是如此。“当你有了这些能力，你可以重新思考你能做什么，你可以改变和重新想象什么是档案。你有能力将数据管理提升到另一个层次。”

这包括引入以前无法获得的额外治理和风险管理。海特说，企业还可以通过采用更智能的归档系统获得一些更广泛的好处，包括数据访问的连续性。“当你集中你的数据时，你允许你的员工以任何他们需要的方式访问数据，没有任何中断。”

他补充说，一个经常被忽视的好处是减少了数据存储需求，他指出，经常有多个用户备份完全相同的文件两次。这种重复可以用智能归档来识别。

海特说:“一次性存档并根据需要传播更有效。”“这会对存储容量、效率和带宽问题产生严重影响。”

Houlihan说，企业可以看到他们用现代的存档方式管理数据的时间减少了。

当企业更好地理解了它们要归档什么以及如何归档时，就更容易在后台设置系统来支持自动化的法规遵循和诉讼准备。

海特说:“诉讼是人们不理解的事情，他们非常害怕。但当时机成熟，你需要为此做好准备时，你可以做很多事情，让诉讼过程更容易、更省时、更省钱。”